Ga naar hoofdinhoud

Organisatieaccount

Het organisatiebeheer bevat alle centrale instellingen voor uw kantoor of makelaardij. Hier stelt u uw kantoorbranding in, beheert u facturatiegegevens, configureert u automatische herinneringen en bepaalt u welke gegevensvelden zichtbaar zijn in uw klantenfiches.

Actiebalk (Bovenbalk)​

Bovenaan het scherm vindt u de vaste functieknoppen:

  • Vorige (Pijl naar links):
    • Keert terug naar het hoofdmenu of het overzicht.
  • Opslaan (Diskette-icoon):
    • Slaat de wijzigingen van het actieve tabblad definitief op.
  • Actiemenu (Drie puntjes):
    • Geeft toegang tot algemene kantooropties zoals het exporteren van kantoordata of het inzien van de wijzigingshistoriek.

Tabblad 1: Overzicht​

Dit tabblad toont een samenvatting van uw kantooractiviteit en de algemene bereikbaarheidsgegevens:

Kerncijfers (KPI-kaarten)​

  • Kantoorstatus: Geeft aan of het kantoor actief is en operationeel formulieren kan versturen.
  • Aantal gebruikers: Totaal aantal actieve medewerkers met toegang tot het kantoor.
  • Contactgroepen: Het aantal ingerichte portefeuilles of dossiermappen.
  • Totaal contacten: De totale omvang van uw actieve klantenbestand.

Algemene Contactgegevens​

  • Kantoornaam: De officiële naam van uw kantoor zoals deze verschijnt op alle uitnodigingen en rapporten.
  • Centraal e-mailadres: Het algemene e-mailadres van het kantoor (bijvoorbeeld info@uwkantoor.be). Dit adres kan worden gebruikt als standaardafzender.
  • Telefoonnummer: Het vaste telefoonnummer voor klantencontact.
  • Adresgegevens: Straatnaam, huisnummer, postcode, gemeente en land van de hoofdvestiging.
  • Sector: De bedrijfstak waarin uw organisatie actief is (bijvoorbeeld verzekeringsmakelaardij, vastgoed of financieel advies).

Tabblad 2: Administratie & Facturatie​

Beheer van de juridische en administratieve gegevens voor uw Sidefish-licentie:

  • Ondernemingsnummer (BTW-nummer):
    • Het officiële KBO- of BTW-nummer van uw onderneming.
  • Facturatiegegevens:
    • Facturatienaam: De officiële vennootschapsnaam voor de factuur.
    • Facturatieadres: Straat, nummer, postcode en woonplaats waar de facturen naar worden gericht.
    • Facturatie e-mailadres: Het specifieke adres van uw boekhouding of administratie waar digitale facturen naartoe worden gestuurd.

Tabblad 3: Visueel (Branding & Huisstijl)​

Zorg voor een herkenbare uitstraling zodat uw klanten zich in een vertrouwde omgeving bevinden:

  • Kantoorlogo uploaden:
    • Upload hier het logo van uw organisatie (in PNG- of JPG-formaat met transparante achtergrond).
    • Dit logo verschijnt linksboven in het invulformulier van de klant, in de hoofding van alle e-mailuitnodigingen en op de gegenereerde PDF-samenvattingen.
  • Themakleuren instellen:
    • Primaire kleur: De hoofdkleur van uw huisstijl (wordt toegepast op knoppen, vinkjes en paginatitels).
    • Accentkleur: Ondersteunende kleur voor meldingen en voortgangsbalken.
  • Favicon:
    • Een klein vierkant logo dat verschijnt in het tabblad van de internetbrowser wanneer een klant uw formulier opent.

Tabblad 4: Notificaties & Verzendtijdstippen​

Configureer wanneer en hoe geautomatiseerde berichten naar uw klanten worden verzonden:

  • Standaard verzendtijdstip herinneringen:
    • Bepaal het uur van de dag waarop automatische herinneringsberichten voor openstaande formulieren worden uitgestuurd (bijvoorbeeld 09:00 uur 's ochtends).
  • Verjaardagsfelicitaties:
    • Schakelaar felicitaties: Zet automatische verjaardagswensen aan of uit voor het gehele kantoor.
    • Verzendtijdstip verjaardag: Kies hoe laat de verjaardagsmail op de verjaardag van de klant arriveert.
  • Herinneringsschema voor formulieren:
    • Eerste herinnering: Aantal dagen na de initiële verzending voordat een eerste herinnering volgt indien de klant nog niet heeft gereageerd.
    • Tweede en derde herinnering: Optionele opvolgmomenten om te vermijden dat dossiers onafgewerkt blijven liggen.

Tabblad 5: Contactenvelden (Klantenfiche Sjabloon)​

Bepaal welke gegevensvelden relevant zijn voor uw kantoorwerking en zichtbaar moeten zijn op de klantenfiches:

  • Actieve velden beheren:
    • Schakel specifieke veldcategorieën in of uit (bijvoorbeeld Burgerlijke staat, Rijksregisternummer, Beroep, Gezinsleden, Voertuiggegevens of Bankrekeningnummer).
  • Verplichte velden configureren:
    • Markeer bepaalde basisvelden als verplicht. Medewerkers kunnen een klantenfiche dan pas opslaan wanneer deze informatie is aangevuld.
  • Veldvolgorde aanpassen:
    • Herschik de velden zodat de meest gebruikte informatie direct bovenaan de klantenfiche staat.

Tabblad 6: Abonnementen & Modules​

Overzicht van uw lopende overeenkomst en het actuele verbruik:

  • Actief pakket: Toont uw huidige licentieformule en de looptijd ervan.
  • Geactiveerde modules:
    • Overzicht van actieve modules, zoals het aantal beschikbare formulieren, de module voor digitaal ondertekenen (itsme / eID) en de geavanceerde AI-assistent.
  • Verbruiksteller:
    • Het aantal verbruikte acties, verzonden SMS-berichten en geplaatste digitale handtekeningen binnen de lopende periode.

Tabblad 7: Integraties (Koppelingen)​

Koppel Sidefish naadloos aan uw overige kantoorsoftware en CRM-pakketten:

  • BrokerCloud koppeling:
    • Verbind uw Sidefish-omgeving rechtstreeks met uw BrokerCloud-pakket.
    • Zodra gekoppeld, worden klantgegevens automatisch gesynchroniseerd en kunnen ingevulde antwoorden met één klik worden doorgestuurd naar het bijhorende klantendossier.
  • Koppeling activeren / deactiveren:
    • Knoppen om de verbinding tot stand te brengen, te testen op geldigheid of tijdelijk te pauzeren.

Tabblad 8: Domeinnaam (Eigen Webadres)​

Laat uw klanten formulieren invullen onder uw eigen, vertrouwde webadres:

  • Eigen subdomein:
    • Kies een herkenbaar adres (bijvoorbeeld uwkantoor.sidefish.app).
  • Volledige eigen domeinnaam (Custom Domein):
    • Stel een adres in zoals dossier.uwkantoor.be.
    • Uw klanten zien uitsluitend uw eigen kantoordomeinnaam in de adresbalk van de browser.
    • Het platform zorgt automatisch voor een beveiligde verbinding (slotje in de browser).