Acties & Sessies
In Sidefish zijn Acties en Sessies de twee pijlers voor alle interactie met uw klanten. Deze handleiding legt het fundamentele verschil uit, bespreekt alle types acties, doorloopt het stappenplan voor aanmaak (inclusief batchverzending) en behandelt het opvolgen van dossiers via de detail- en sessieschermen.
Verschil tussen een Actie en een Sessie
- Wat is een Actie (Sessieverzoek)?
- Een Actie is het overkoepelende verzoek dat u als adviseur klaarzet voor één contact of een groep contacten.
- Het bevat de configuratie: welke vragenlijst of welk document wordt verstuurd, wie moet ondertekenen, via welk kanaal (e-mail/SMS), welk herinneringsschema geldt en wat de uiterste vervaldatum is.
- Wat is een Sessie?
- Een Sessie is het daadwerkelijke invul- of interactiemoment van de klant.
- Telkens wanneer een klant op de link klikt en start met invullen, wordt een sessie geregistreerd.
- In de sessie worden de specifieke antwoorden, het tijdstip van invullen, eventuele geüploade bijlagen en gegenereerde documenten bewaard. Wordt een actie later heropend voor een aanvulling, dan ontstaat er een nieuwe sessie binnen hetzelfde dossier.
Types Acties
Wanneer u klikt op Nieuwe Actie Uitvoeren, kiest u uit vijf verschillende verwerkingsvormen:
Sectie 1: Vragenlijsten & Formulieren
- Vragenlijst naar contact (Standaardverzoek):
- Verstuur een interactief formulier naar één of meerdere specifieke contacten uit uw klantenbestand.
- De antwoorden worden na afronding direct gekoppeld aan de juiste klantenfiche.
- Vragenlijst met handtekening (Multisigning):
- Combineert het invullen van een vragenlijst met een vereiste gekwalificeerde digitale handtekening.
- Na het invullen van de vragen wordt het gegenereerde document direct ter ondertekening aangeboden via itsme, Belgische eID of SMS-code.
- Publieke vragenlijst (Campagne):
- Genereert een algemene publieke weblink en een QR-code.
- Ideaal voor op uw website, een nieuwsbrief, aan de balie of op beurzen.
- Iedereen kan het formulier vrij openen; er is vooraf geen gekend contact in uw bestand nodig. De ingevulde gegevens creëren automatisch een nieuw contact.
Sectie 2: Documenten & Contracten
- Document laten ondertekenen (Snelle Handtekening):
- Upload direct een eigen PDF-document of contract en stuur dit ter ondertekening naar één of meerdere partijen.
- Er is geen vragenlijst nodig: het document wordt direct geopend in de beveiligde ondertekenomgeving.
- Documentenbundel:
- Voeg meerdere losse PDF-bestanden samen tot één centrale bundel.
- De klant hoeft het pakket slechts één keer digitaal te ondertekenen voor alle opgenomen documenten tegelijk.
Het Stappenplan voor het Aanmaken van een Actie
Bij het starten van een nieuwe actie doorloopt u een vaste reeks stappen:
Stap 1: Contact(en) Selecteren
- Kies het contact uit uw adressenbestand.
- Enkelvoudig: Zoek op voornaam, achternaam of e-mailadres.
- Batch / Meervoudig: Selecteer meerdere contacten tegelijk (of kies een volledige contactgroep). Het systeem zal voor ieder contact een afzonderlijk, gepersonaliseerd dossier aanmaken.
- Controle: Indien een contact geen geldig e-mailadres heeft, verschijnt een waarschuwing zodat u dit eerst kunt aanvullen.
Stap 2: Vragenlijst of Document Kiezen
- Selecteer de gewenste vragenlijst uit uw bibliotheek of upload uw eigen PDF-document.
- Bij formulieren met meertaligheid kiest u optioneel de specifieke doeltaal voor deze verzending.
Stap 3: Ondertekenaars & Extra Informatie
- Bepaal wie het document moet ondertekenen:
- Het primaire contact wordt standaard als eerste ondertekenaar ingesteld.
- Ondertekenaar toevoegen: Voeg extra partijen toe (bijvoorbeeld een partner, mede-eigenaar of borgsteller) door een bestaand contact te zoeken of direct een naam en e-mailadres in te voeren.
- Kies de gewenste ondertekenmethode (itsme, eID-kaartlezer of SMS-code).
Stap 4: Extra Documenten & Bijlagen
- Voeg optionele bijlagen toe die de klant vooraf ter informatie moet kunnen inzien of downloaden (bijvoorbeeld algemene voorwaarden, productfiches of een privacybeleid).
- Klik op Verder zonder extra documenten indien er geen bijlagen vereist zijn.
Stap 5: Notificaties & Verzending
- Kanaal kiezen: Kies of de uitnodiging verstuurd wordt via E-mail, SMS, of beide tegelijk.
- Afzender selecteren: Bepaal namens welke adviseur of kantoorpostbus het bericht verstuurd wordt.
- Verzendmoment plannen:
- Direct verzenden: De uitnodiging wordt onmiddellijk uitgestuurd.
- Inplannen op datum: Kies een toekomstige datum en een specifiek tijdstip waarop het bericht automatisch moet vertrekken.
- Automatische herinneringen: Activeer opvolgherinneringen (bijvoorbeeld na 3, 7 en 14 dagen) voor het geval de klant niet meteen reageert.
- Extra kopieën (CC): Voer eventuele extra e-mailadressen in die op de hoogte moeten blijven van deze specifieke actie.
- Verzenden bevestigen: Klik op de verzendknop om de actie definitief te starten.
Stap 6: Klaar!
- Het systeem toont een bevestiging van de succesvolle aanmaak.
- U krijgt direct de unieke weblink en referentiecode te zien. Indien gewenst kunt u deze link handmatig kopiëren om zelf via een ander kanaal (zoals WhatsApp of een persoonlijke mail) aan de klant te bezorgen.
Batchverwerking (Gezamenlijke Acties)
Wanneer u periodiek dezelfde vragenlijst naar een grote groep klanten wilt versturen (bijvoorbeeld een jaarlijkse actualisatie van het dossier):
- Ga naar het overzicht Contacten.
- Gebruik de filters of zoekbalk om uw doelgroep af te bakenen.
- Klik op de knop Selecteer ALLE contacten.
- Klik op Nieuwe Actie Uitvoeren.
- Doorloop het stappenplan eenmalig voor de gehele selectie.
- Bij de afronding maakt het platform automatisch voor ieder individueel contact een unieke, beveiligde link aan en worden de gepersonaliseerde uitnodigingen volgens uw ingestelde schema uitgestuurd.
De Levenscyclus & Statussen van een Actie
In de actielijst volgt u de actuele toestand van elk verzoek via overzichtelijke statuslabels:
- Aangemaakt: De actie is klaargezet in het systeem, maar nog niet verzonden.
- Gepland: De actie staat klaar en zal automatisch vertrekken op de door u gekozen datum en tijd.
- Verzonden: De uitnodiging per e-mail of SMS is verstuurd naar de klant.
- Geopend: De klant heeft op de link geklikt en het formulier geopend in de browser.
- Ondertekend: Alle vereiste partijen hebben het document rechtsgeldig ondertekend.
- Niet Ondertekend: De ondertekening is geweigerd of afgebroken door de ondertekenaar.
- Afgerond: De klant heeft alle verplichte vragen ingevuld en het formulier definitief ingediend.
- Heropend: U heeft de actie opnieuw opengesteld voor de klant om ontbrekende gegevens aan te vullen.
- Vervallen: De ingestelde antwoordtermijn is verstreken zonder afronding.
- Geannuleerd: U heeft de actie handmatig ingetrokken. De link voor de klant werkt niet meer.
Het Scherm Actiedetails
Zodra u in de lijst op een actie klikt, opent het overzicht van dat specifieke dossier.
Knoppen in de Bovenbalk
- Vorige (Pijl naar links): Keert terug naar de actielijst.
- Statusbadge: Toont de actuele status in kleur.
- Opnieuw openstellen (Draaiende pijl):
- Heropent een reeds afgerond formulier.
- De klant kan via dezelfde link opnieuw inloggen om eerdere antwoorden te corrigeren of extra informatie toe te voegen.
- Actie annuleren (Kruisje):
- Trekt het verzoek direct in. Klanten die alsnog op de link klikken krijgen een melding dat het verzoek is beëindigd.
- Definitief verwijderen (Rode prullenbak):
- Verwijdert het verzoek en alle gekoppelde gegevens definitief uit de administratie.
Linkerkolom: Dossiergegevens
- Actie-ID & Unieke code: Het interne referentienummer en de verificatiecode.
- Contact: Klikbare link naar de fiche van de betrokken klant.
- Type actie & Vragenlijst: Welk sjabloon of document is gebruikt.
- Webadres (URL): De directe weblink naar het formulier voor deze klant.
- Status & Afgerond op: Tijdstip van voltooiing.
- Notificatie-instellingen: Overzicht van actieve kanalen (SMS/E-mail), verzonden herinneringen en CC-adressen.
- Aangemaakt door & Organisatie: De medewerker die het verzoek heeft geïnitieerd.
Rechterkolom: Gekoppelde Sessies
- Toont een lijst van alle invulmomenten die bij deze actie horen.
- Klik op een sessie om direct de antwoorden van de klant in te zien.
Het Scherm Sessiedetails (Antwoorden & Resultaten)
Wanneer u doorklikt op een sessie, ziet u exact wat de klant heeft ingevuld en welke documenten zijn ontstaan.
Knoppen & Actiemenu (Drie puntjes)
- Genereer rapport (PDF-icoon):
- Downloadt direct het officiële, opgemaakte samenvattingsrapport van de antwoorden in PDF-formaat.
- Genereer transcriptie (PDF-icoon):
- Genereert een gedetailleerd PDF-overzicht waarin letterlijk elke vraag en het gegeven antwoord onder elkaar staan opgelijst.
- Genereer Excel (Tabel-icoon):
- Downloadt alle antwoorden en numerieke waarden naar een Excel-bestand voor interne berekeningen of data-analyses.
- Brokercloud Push (Wolk-icoon):
- Synchroniseert de antwoorden en eventuele gewijzigde klantgegevens rechtstreeks door naar het gekoppelde klantdossier in BrokerCloud.
- Verwijderen:
- Verwijdert deze specifieke sessie.
Informatieblokken op het Scherm
- Sessie-info:
- Toont het unieke sessienummer, de actiecode, de betrokken klant, de aanvragende adviseur, het exacte invulmoment en het totaal aantal gegeven antwoorden.
- Documenten:
- Overzicht van alle gegenereerde rapporten en digitaal ondertekende contracten. Elk document kan direct worden ingezien en gedownload.
- Uploads (Bijlagen van de klant):
- Alle bestanden, documenten of foto's die de klant tijdens het invullen heeft geüpload (bijvoorbeeld foto's van een schadegeval, kopie van de identiteitskaart of een factuur). U kunt deze bestanden direct bekijken en downloaden.
- Ingevulde antwoorden (Tabel):
- Een complete, doorzoekbare tabel met alle vragen en de bijhorende antwoorden die de klant heeft verstrekt.