Ga naar hoofdinhoud

Contacten & Contactgroepen

Het contactenbeheer vormt het centrale adressen- en dossierbestand van uw kantoor. Contacten worden gegroepeerd in Contactgroepen (portefeuilles). Deze handleiding beschrijft alle functies van zowel de klantenfiche als de contactgroepen, inclusief het uitvoeren van gezamenlijke acties.

Deel 1: Contactgroepen (Portefeuilles)​

Contactgroepen verdelen uw klantenbestand in logische portefeuilles (bijvoorbeeld per dossierbeheerder, per kantoorvestiging of volgens klantentype zoals Particulieren en Bedrijven).

Actiebalk Contactgroep (Bovenbalk)​

  • Vorige (Pijl naar links): Keert terug naar de lijst met alle contactgroepen.
  • Opslaan (Diskette-icoon): Slaat de instellingen en toegangsrechten van de contactgroep op.
  • Actiemenu (Drie puntjes):
    • Contacten herstellen: Haalt per ongeluk verwijderde contacten uit deze portefeuille terug uit de prullenbak.
    • Verwijderen: Verwijdert de gehele contactgroep. Let op: dit kan alleen wanneer er geen actieve contacten meer aan gekoppeld zijn.

Tabblad 1: Algemeen​

  • Naam van de contactgroep: De herkenbare benaming van de portefeuille (bijvoorbeeld Portefeuille Noord of Zakelijke Klanten).
  • Hoofdeigenaar (E-mail):
    • De primaire dossierbeheerder van deze portefeuille.
    • Automatische notificaties en herinneringen worden standaard namens deze medewerker verstuurd.
  • Standaardcontactgroep (Schakelaar):
    • Indien ingeschakeld: nieuwe contacten die via de website, een openbare link of een import binnenkomen, worden automatisch in deze contactgroep geplaatst.
  • Contactentype (Sjabloon):
    • Bepaalt welke velden en gegevenscategorieën van toepassing zijn op de contacten binnen deze groep.

Tabblad 2: Communicatie & Verjaardagen​

  • Verjaardagsmails uitsturen (Vinkje):
    • Schakelt geautomatiseerde felicitatiemails in of uit voor alle contacten in deze portefeuille.
  • Afzender verjaardagsmail:
    • Het specifieke e-mailadres dat als afzender van de verjaardagswensen verschijnt.
  • Toegestane afzenderadressen:
    • Een lijst van e-mailadressen waarmee medewerkers formulieren en berichten mogen uitsturen naar klanten binnen deze portefeuille.

Tabblad 3: Gebruikers (Toegang & Rechten)​

  • Teamleden toewijzen:
    • Voeg de e-mailadressen toe van kantoormedewerkers die deze portefeuille mogen inzien en bewerken.
    • Medewerkers die niet in deze lijst staan, zien deze klanten en dossiers niet in hun overzicht.
  • Snelle suggesties:
    • Klik op een gesuggereerde collega uit uw organisatie om deze direct met één klik toe te voegen.

Tabblad 4: Extra Ontvangers (CC & BCC)​

  • Vaste CC-adressen:
    • E-mailadressen die automatisch een kopie (CC) ontvangen van elk verzonden formulier of sessieverzoek binnen deze groep.
  • Vaste BCC-adressen:
    • E-mailadressen die een onzichtbare kopie (BCC) ontvangen (handig voor een centraal archief of dossierpostbus).

Deel 2: De Contactenlijst (Overzicht)​

Het centrale overzichtsscherm toont alle klanten binnen de geselecteerde contactgroep:

Zoeken & Filteren​

  • Snelzoekbalk: Typ direct een naam, e-mailadres of telefoonnummer in om de lijst in real-time te filteren.
  • Kolomsortering: Klik op een kolomkop (bijvoorbeeld Naam, Woonplaats of Laatst gewijzigd) om oplopend of aflopend te sorteren.

Knoppen op het Overzicht​

  • Nieuwe Actie Uitvoeren:
    • Start direct het stappenplan om een vragenlijst of digitaal te ondertekenen document te versturen naar de geselecteerde contacten.
  • Selecteer ALLE contacten:
    • Vinkt in één klik alle contacten in de huidige selectie aan. Dit wordt gebruikt om een gezamenlijke actie (batch) op te starten.
  • Selectie ongedaan maken:
    • Wist de actieve vinkjes van alle geselecteerde klanten.
  • Nieuw contact toevoegen (Plus-icoon):
    • Opent een venster om direct handmatig een nieuwe klantfiche aan te maken.

Actiemenu Contactenlijst (Drie puntjes)​

  • Contactgroepen: Schakelt snel over naar het overzicht van alle beschikbare portefeuilles.
  • Contactgroep bewerken: Opent direct de instellingen van de huidige portefeuille.
  • Dubbele contacten samenvoegen:
    • Spoort automatisch dubbele fiches op (op basis van gelijke naam of e-mailadres) en voegt deze veilig samen tot één compleet dossier zonder gegevensverlies.
  • Contacten importeren:
    • Laad een Excel- of CSV-bestand in om in één keer een volledige klantenlijst toe te voegen of bij te werken.
  • Contacten exporteren:
    • Downloadt de actieve klantenlijst als een Excel-bestand voor rapportage of externe verwerking.
  • Geselecteerde items verwijderen:
    • Verplaatst alle aangevinkte contacten naar de prullenbak.

Deel 3: De Klantenfiche (Detailweergave)​

Zodra u op een klant klikt, opent de individuele dossierfiche.

Bovenbalk Klantenfiche​

  • Vorige (Pijl naar links): Keert terug naar de contactenlijst.
  • Nieuwe Actie starten (Document met plusje):
    • Start direct een verzoek (vragenlijst of documentondertekening) specifiek voor deze ene klant.
  • Opslaan (Diskette-icoon):
    • Slaat alle handmatig gewijzigde gegevens op de fiche op.
  • Actiemenu (Drie puntjes):
    • Verjaardagsmail aan/uit: Hiermee kunt u de verjaardagsfelicitaties specifiek voor deze individuele klant uitschakelen (bijvoorbeeld op verzoek van de klant).
    • Gegevens synchroniseren: Stuurt de actuele klantgegevens direct door naar uw gekoppelde CRM-pakket (zoals BrokerCloud).
    • Verwijderen: Verwijdert deze klant uit het bestand.

Waarschuwingsbalk: Adreswijziging​

  • Wanneer een klant tijdens het zelfstandig invullen van een formulier een nieuw woonadres heeft opgegeven, verschijnt bovenaan een opvallende gele waarschuwingsbanner.
  • Knop "Markeren als gezien":
    • Klik hierop nadat u het nieuwe adres heeft gecontroleerd en overgenomen in uw interne administratie. De melding verdwijnt dan direct.

Gegevensblokken (Klantgegevens)​

De linkerkolom toont de gestructureerde gegevens van de klant, onderverdeeld in overzichtelijke categorieën:

  • Identiteit & Personalia: Voornaam, achternaam, geboortedatum, rijksregisternummer, burgerlijke staat.
  • Contactgegevens: E-mailadres, mobiel nummer, vast telefoonnummer.
  • Adresgegevens: Straat, huisnummer, busnummer, postcode, woonplaats en land.
  • Beroeps- & Financiële situatie: Werkgever, beroep, bankrekeningnummer (IBAN).

Rechterkolom: Metadata, Notities en Historiek​

  • Metadata:
    • Toont het unieke klantnummer, de gekoppelde contactgroep, de dossierbeheerder en de datum van registratie en laatste wijziging.
  • Nota's:
    • Een vrij tekstveld voor interne opmerkingen van de adviseur (bijvoorbeeld voorkeuren van de klant, afspraken of belangrijke context).
  • Actieve en Eerdere Acties (Sessieverzoeken):
    • Een chronologische lijst van alle vragenlijsten en documenten die naar deze klant zijn gestuurd, inclusief hun actuele status (verzonden, geopend, ondertekend of afgerond).
  • Communicatiehistoriek:
    • Volledig logboek van alle e-mails en SMS-berichten die het platform naar deze klant heeft verzonden, inclusief datum, tijdstip en verzendstatus.