Ga naar hoofdinhoud

Eigen SMTP & E-mailconfiguratie

Sidefish verstuurt standaard e-mailnotificaties, uitnodigingen en automatische herinneringen via de centrale verzendinfrastructuur (Mailgun). Organisaties en gebruikers kunnen er echter voor kiezen om e-mails rechtstreeks te laten versturen via hun eigen SMTP-mailserver of e-mailprovider (zoals Microsoft 365, Google Workspace, Combell of een eigen mailserver).

Waarom een eigen SMTP-server gebruiken?​

  • E-mailreputatie & Afzendercontrole: Berichten worden rechtstreeks verstuurd via de eigen mailserver en het eigen IP-adres van het kantoor.
  • Geen "namens"-vermeldingen: Ontvangers in Outlook of Gmail zien geen indicaties zoals "verzonden via mailgun.org namens...".
  • Verzonden items: Bij bepaalde mailservers (of configuraties) kunnen verzonden berichten direct worden gearchiveerd in de mailbox van de medewerker.
  • DMARC & SPF Compliance: Uitgaande e-mails voldoen automatisch aan het strikte SPF/DKIM/DMARC-beleid dat voor het eigen domein is ingesteld.

Configuratie in Sidefish​

Het instellen van een eigen SMTP-mailbox gebeurt via het gebruikersaccount:

  1. Navigeer naar Profiel & Account (rechtsboven op de gebruikersnaam klikken).
  2. Ga naar de sectie E-mailinstellingen.
  3. Selecteer de optie Eigen SMTP.
  4. Vul de onderstaande verbindingsparameters in:
VeldBeschrijvingVoorbeeld
E-mailadresHet afzenderadres dat in het From:-veld van de e-mail verschijnt.info@jouwdomein.be
SMTP ServerDe hostnaam van de uitgaande SMTP-mailserver.smtp.office365.com / mail.jouwdomein.be
PoortDe netwerkpoort voor uitgaande mail (STARTTLS of SSL).587 (STARTTLS) of 465 (SSL)
GebruikerDe gebruikersnaam of het login-e-mailadres voor authenticatie.gebruiker@jouwdomein.be
WachtwoordHet wachtwoord of een app-specifiek wachtwoord.••••••••••••
  1. Klik op de knop Verstuur testmail om de verbinding onmiddellijk te valideren.
  2. Klik op Opslaan om de instellingen actief te maken.

Poorten & Encryptie​

Sidefish selecteert automatisch de juiste TLS/SSL-beveiligingslaag op basis van de ingevoerde poort:

  • Poort 587 (Aanbevolen - STARTTLS):
    • Start als een normale verbinding en upgrade onmiddellijk naar TLS via het STARTTLS-commando.
    • Meest compatibele standaard voor zakelijke e-mail en Microsoft 365 / Google Workspace.
  • Poort 465 (Directe SSL/TLS):
    • Initieert direct een beveiligde TLS/SSL-socketverbinding (secure: true).
    • Vaak gebruikt bij traditionele webhostingproviders (zoals Combell).
  • Poort 25:
    • Wordt door veel hostingproviders en cloudnetwerken geblokkeerd tegen spam en wordt afgeraden voor beveiligde authenticatie.

Instellingen per Provider​

1. Microsoft 365 / Exchange Online​

  • SMTP Server: smtp.office365.com
  • Poort: 587
  • Gebruikersnaam: Je volledige Microsoft 365 e-mailadres (bijv. jan@kantoor.be).
  • Wachtwoord: Je Microsoft 365 wachtwoord of App Password.
  • Vereiste instelling in Microsoft 365 Admin Center:
    • Microsoft schakelt moderne authenticatie af voor basis-SMTP tenzij expliciet toegestaan.
    • Zorg dat SMTP AUTH is ingeschakeld voor de betreffende mailbox:
      • In het Microsoft 365 Admin Center > Actieve gebruikers > selecteer gebruiker > tab E-mail > E-mailapps beheren > vink Geauthenticeerde SMTP (SMTP AUTH) aan.
      • Of via PowerShell: 
        Set-CASMailbox -Identity "jan@kantoor.be" -SmtpClientAuthenticationDisabled $false
    • Als Multi-Factor Authenticatie (MFA) actief is, dien je een App-wachtwoord te genereren of de directe Microsoft 365 OAuth-koppeling in Sidefish te activeren.

2. Google Workspace / Gmail​

  • SMTP Server: smtp.gmail.com
  • Poort: 587 (STARTTLS) of 465 (SSL)
  • Gebruikersnaam: Je volledige Gmail of Google Workspace e-mailadres.
  • Wachtwoord: Een Google App-wachtwoord (16 tekens).
    • Let op: Google staat het reguliere accountwachtwoord niet meer toe voor externe apps.
    • Ga naar Google Account Beveiliging > zorg dat 2-stapsverificatie aan staat > kies App-wachtwoorden > genereer een wachtwoord voor "E-mail / Sidefish".

3. Combell & Belgische Webhosting​

  • SMTP Server: smtp.mailprotect.be (of het mailcluster vermeld in je Combell-controlepaneel).
  • Poort: 465 (SSL) of 587 (STARTTLS).
  • Gebruikersnaam: Het volledige e-mailadres van de mailbox.
  • Wachtwoord: Het wachtwoord van de specifieke mailbox.

Verificatie via API: Testmail Endpoint​

Bij het klikken op Verstuur testmail voert Sidefish een API-call uit naar:

POST /api/v1/sendmessage/sendtestmail
Content-Type: application/json
Authorization: Bearer <token>

De backend initieert direct een SMTP-handshake met de opgegeven host en poort:

  1. Verbinding opzetten naar de mailserver.
  2. TLS-handshake uitvoeren (STARTTLS of SSL).
  3. Authenticatie valideren met de user en password.
  4. Een testbericht afleveren op het adres van de gebruiker met als onderwerp: "Testmail van Sidefish".

Bij een fout (bijvoorbeeld verkeerde poort, firewall-blokkade of ongeldige logingegevens) retourneert de API de exacte SMTP-foutcode (bijvoorbeeld 535 5.7.8 Authentication failed of ETIMEDOUT), waardoor direct duidelijk is waar het probleem zich bevindt.

DNS & Deliverability (SPF, DKIM, DMARC)​

Bij gebruik van Eigen SMTP​

Wanneer je eigen SMTP is geconfigureerd, verlaten alle e-mails de infrastructuur via jouw eigen mailserver.

  • Geen extra DNS-aanpassingen nodig: Het bestaande SPF-record van jouw domein is al geautoriseerd voor jouw eigen server.
  • DKIM & DMARC: Handtekeningen worden automatisch door jouw eigen mailserver toegevoegd.

Bij gebruik van de Standaard Sidefish Mailer (Mailgun)​

Als je geen eigen SMTP instelt maar verzendt via de gedeelde Sidefish mailer namens jouw kantoordomein, moet het SPF-record van jouw domein worden uitgebreid om te voorkomen dat mails in de spamfolder belanden:

Voeg include:mailgun.org toe aan het TXT SPF-record van jouw domein:

v=spf1 include:mailgun.org include:_spf.mx.jouwdomein.be ~all